Niedawno pewien przedsiębiorca powiedział do mnie „mam wrażenie, że szkolenia leżą na ulicy..., a ja i tak nie wiem, jak po nie sięgnąć, jak je zdobyć dla swojej firmy". Rzeczywiście dużo teraz słyszy się o możliwości pozyskana środków unijnych, ale jak w praktyce zdobyć środki unijne na szkolenia? Jakie działania można dofinansować i gdzie szukać informacji?

Obecnie w Polsce realizowane są m.in. następujące Programy Operacyjne: Innowacyjna Gospodarka, Rozwój Polski Wschodniej, Infrastruktura i Środowisko oraz Kapitał Ludzki. To właśnie w ramach tego ostatniego można pozyskać dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego na szkolenia i doradztwo. Program Operacyjny Kapitał Ludzki - PO KL podzielony jest na priorytety, z których dwa dotyczą finansowania projektów szkoleniowych i doradczych: Priorytet II i Priorytet VIII. Zasadnicza różnica dotyczy m.in. zasięgu. Priorytet II to projekty ogólnopolskie, Priorytet VIII - regionalne (dotyczy tylko jednego województwa). Priorytety dzielą się na działania, a te na poddziałania. Dla nas interesujące jest poddziałanie 2.1.1. „Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach" oraz poddziałanie 8.1.1. „Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw". W ramach tych obu poddziałań realizowane są projekty otwarte i zamknięte. Te pierwsze charakteryzują się otwartą rekrutacją, czyli nie są skierowane do konkretnego, nazwanego przedsiębiorstwa. Są to zatem gotowe szkolenia, na które możemy zgłosić udział pracowników danego przedsiębiorstwa. Natomiast projekty zamknięte są „szyte na miarę", czyli projekt jest definiowany dla konkretnego przedsiębiorstwa (lub grupy przedsiębiorstw) wskazanego już we wniosku o dofinansowanie i odpowiada na jego zdefiniowane problemy. Tak więc podstawowa kwestia, jaką należy w tym kontekście rozważyć, dotyczy określenia potrzeb naszego przedsiębiorstwa? Innymi słowy - co chcemy uzyskać dzięki szkoleniom? Jeśli zależy nam na systemowym, całościowym podejściu oraz na tym, aby treść szkolenia była ściśle dopasowana do specyfiki naszego przedsiębiorstwa, to warto zrealizować projekt zamknięty. Natomiast udział w projektach otwartych jest dobrym rozwiązaniem w sytuacji, gdy z danego tematu potrzebujemy przeszkolić jedynie kilka osób, np. jedna osoba powinna być przeszkolona z Excela, a dwie osoby z zakresu zarządzania zespołem itp.

Jeśli decydujemy się na projekt zamknięty, to kolejnym pytaniem jest: czy pracownicy, którzy mają wziąć udział w szkoleniach, są zatrudnieni w jednym czy min. dwóch województwach. Jeśli przedsiębiorstwo lub grupa przedsiębiorstw posiada struktury organizacyjne (przedstawicielstwa, filie, oddziały) w min. dwóch województwach, to można ubiegać się o dofinansowanie w ramach Poddziałania 2.1.1. Grupa przedsiębiorstw to przedsiębiorstwa powiązane lub partnerskie w rozumieniu definicji z Załącznika I do Rozporządzenia Komisji Nr 800/2008 bądź powiązane umowami franczyzy, agencyjnymi, współpracujące w formie powiązania kooperacyjnego lub klastra, działające wspólnie na podstawie wspólnej strategii. Posiadanie przez przedsiębiorstwo/a strategii rozwoju jest bardzo ważne, ponieważ z założenia projekt musi być przygotowany w oparciu o ten dokument i przyczyniać się do realizacji celów w nim określonych. Dla lepszego wyjaśnienia kwestii struktur organizacyjnych posłużę się przykładem: firma X posiada trzy fabryki, każda w innym województwie. Jeśli projektem zastaną objęci pracownicy jednej fabryki, to będzie to projekt regionalny. Natomiast jeśli do projektu wejdą pracownicy z dwóch fabryk, to będzie już projekt ponadregionalny. Warunkiem jest jednak, aby osoby z jednego województwa stanowiły maksymalnie 90 proc. wszystkich osób w projekcie. I tutaj uwaga - osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą traktowane są jako samozatrudnione i oddzielne przedsiębiorstwa (mikro).

To, w ramach jakiego poddziałania możemy otrzymać dofinansowanie, wpływa także na możliwe formy wsparcia, czyli zawartość projektu. Projekty ogólnopolskie to projekty szkoleniowe lub szkoleniowo-doradcze. Nie ma możliwości realizacji projektu zawierającego tylko doradztwo. Szkolenie powinno obejmować powyżej pięciu godzin lekcyjnych i odbywać się dla grup liczących min. pięciu uczestników. Natomiast działania zindywidualizowane, takie jak coaching, traktowane są jako doradztwo. Jest to zatem doradztwo dla osób, w odróżnieniu od tzw. doradztwa organizacyjnego (biznesowego). W tym drugim przypadku bowiem działanie jest ukierunkowane na rozwiązanie problemów organizacji, a nie na osoby. Dla zobrazowania posłużę się tu przykładami z obszaru Kaizen. Jeśli prowadzimy zajęcia w sali dla grupy pracowników z zakresu np. Total Flow Management, to będzie to oczywiście szkolenie. Natomiast jeśli trener będzie pracował z uczestnikiem indywidualnie, aby sprawdzić poziom opanowania danych umiejętności i wesprzeć w kwestiach, które są jeszcze problematyczne, to wystąpi tu doradztwo dla osób. Sytuacja, gdy w ramach projektu zostaną wypracowane przez konsultantów rozwiązania dotyczące np. ustawienia linii produkcyjnej czy skrócenia czasu przezbrojenia, będzie już doradztwem organizacyjnym. Oprócz możliwych typów projektów warto wspomnieć jeszcze o innych kwestiach formalnych, takich jak kryteria dostępu i strategiczne. Te pierwsze to warunki konieczne do spełnia, określają one m.in., jaka jest dopuszczalna minimalna wartość projektu (w Poddziałaniu 2.1.1. - 400 tys. zł) i maksymalny czas trwania (24 miesiące). Kryteria strategiczne to takie, za które można otrzymać dodatkowe punkty. Obecnie dla poddziałania 2.1.1. dotyczą one wsparcia przedsiębiorstw z sektora MŚP oraz osób powyżej 45. roku życia.

W projektach regionalnych (poddziałanie 8.1.1.) te kryteria określane są odrębnie dla każdego województwa. Jeśli natomiast chodzi o możliwe do realizacji typy projektów, to mamy tu szkolenia oraz doradztwo związane ze szkoleniami dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw, czyli doradztwo dla osób. Nie można łączyć w ramach jednego projektu działań szkoleniowych i doradztwa organizacyjnego. To ostatnie bowiem jest możliwe jako odrębny typ projektu, ale skierowany tylko do sektora MŚP. W projektach regionalnych nie ma natomiast wymogu, aby przedsiębiorstwa objęte danym projektem były ze sobą powiązane i posiadały strategie rozwoju. Tutaj warto wspomnieć o jeszcze jednym typie projektów regionalnych - otwartych projektach szkoleń skierowanych do dorosłych osób pracujących, które z własnej inicjatywy są zainteresowane nabyciem nowych, uzupełnianiem lub podwyższaniem kwalifikacji i umiejętności. Szkolenia te zatem są niezależne od pracodawcy, a zajęcia odbywają się poza godzinami pracy. Firmy mogą jednak pośrednio skorzystać z tego typu szkoleń, informując i zachęcając pracowników do wzięcia w nich udziału. Jest jednak warunek, aby pracownicy zatrudnieni u jednego pracodawcy stanowili nie więcej niż 20 proc. uczestników jednego szkolenia w ramach tego samego projektu. Najważniejszą zaletą takich szkoleń jest to, że są bezpłatne!

Tutaj dochodzimy do zasadniczej kwestii, czyli: ile to kosztuje? Dofinansowanie w przypadku projektów dla przedsiębiorstw pokrywa jedynie część wydatków, a pozostałą stanowi tzw. wkład własny. Wysokość dofinansowania zależy od wielkości przedsiębiorstwa. W przypadku szkoleń ogólnych zasadniczo wynosi ono dla dużych przedsiębiorstw 60 proc., dla średnich - 70 proc., a dla małych i mikro - 80 proc. Działania doradcze można dofinansować na poziomie 50 proc. Wkład własny można wnieść w formie pieniężnej oraz tzw. czasu pracy, czyli wynagrodzeń uczestników za czas spędzony na szkoleniu. Pierwsza forma polega na tym, iż wnosimy do projektu faktyczny pieniądz i z wkładu pokrywana jest część kosztów projektu. W drugiej wkład jest dokumentowany oświadczeniem pracodawcy o wypłaconym wynagrodzeniu. Dla wyjaśnienia posłużę się przykładem. W danym miesiącu dni roboczych było 22, z czego dwa pracownik spędził na szkoleniu. Wynagrodzenie, jakie zostało mu faktycznie wypłacone za dany miesiąc, wyniosło 3000 zł. Wkład własny wyniesie zatem 272,73 zł (3000 zł/ 22dni * 2 dni). Taka forma wkładu powoduje, że realizacja projektu nie wiąże się dla przedsiębiorcy z dużymi wydatkami. Niestety, w praktyce wkład w postaci wynagrodzeń, możliwy do wniesienia przez dane przedsiębiorstwo, jest często niewystarczający do pokrycia wymaganej wysokości wkładu własnego. W tej sytuacji potrzebna jest dopłata w gotówce, czyli mamy tzw. wkład mieszany. Tak czy inaczej okazuje się, że realizacja projektu przy wsparciu EFS może być nawet o połowę tańsza, niż gdyby ten sam projekt zrealizować komercyjnie. Ponadto warto zaznaczyć, iż działa tu zasada oparta na efekcie skali. Projekty dofinansowywane wiążą się z ponoszeniem pewnych kosztów stałych, dotyczących rozliczenia i sprawozdawczości, dlatego najbardziej efektywne i opłacalne są duże projekty, zakładające realizację kilkudziesięciu dni szkoleń w roku. Jeśli potrzeby szkoleniowe naszego przedsiębiorstwa zamykają się w kilku czy kilkunastu dniach, to warto najpierw rozważyć skorzystanie z oferty szkoleń otwartych.
Wiemy już w skrócie, na co można pozyskać dofinansowanie, więc pora na odpowiedź na drugie pytanie, czyli jak je pozyskać? Dofinansowanie jest przekazywane w wyniku konkursu. Konkursy są ogłaszane dla każdego poddziałania oddzielnie. Dla poddziałania 2.1.1. instytucją ogłaszającą nabór wniosków jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości - PARP, natomiast dla 8.1.1. najczęściej dany Wojewódzki Urząd Pracy. W praktyce konkursy są ogłaszane raz w roku. Dlatego jeśli w danym roku nie uda nam się złożyć wniosku na realizację projektu zamkniętego dla naszego przedsiębiorstwa lub nie uzyska on dofinansowania, to na kolejną szansę musimy poczekać. Możemy jednak w tym czasie korzystać z bogatej oferty firm prowadzących działalność szkoleniową, którym udało się pozyskać dofinansowanie na projekty otwarte. Informacja o wszystkich szkoleniach otwartych współfinansowanych z EFS znajduje się na stronie: www.inwestycjawkadry.info.pl. Jeśli chodzi o inne źródła informacji o możliwości pozyskania wsparcia unijnego, to warto zapoznać się ze stroną http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/ uruchomioną przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Warto także odwiedzić stronę PARP www.parp.gov.pl oraz Urzędów Pracy i Urzędów Marszałkowskich w danym województwie. Ponadto każda z tych instytucji uruchomiła specjalne infolinie, dzięki którym można uzyskać wiele cennych porad. Godne polecenia są także Regionalne Ośrodki EFS (http://www.roefs.pl/.), czyli instytucje powołane specjalnie do wspierania w pozyskiwaniu funduszy z EFS. M.in. można tam umówić się na spotkanie z konsultantem, który doradzi nam, jak wykorzystać szanse stwarzane przez EFS. Samo opracowanie wniosku najlepiej zlecić firmie, która ma w tym bogate doświadczenie i sukcesy. W ten sposób będziemy pewni, że projekt nie tylko przejdzie ocenę formalną, ale i uzyska wysoką punktację, a tym samym znajdzie się na liście projektów, które uzyskały dofinansowanie. Na koniec pozostaje mi zatem wyrazić nadzieję, że ten artykuł pomoże Państwu zrobić pierwszy krok w drodze ku uzyskaniu dofinansowania z EFS.

Joanna Polak
specjalista ds. funduszy europejskich w PROFES